В дигиталния свят служителите очакват бързина, удобство и мобилност. Когато корпоративните инструменти не отговарят на нуждите им, те сами намират алтернативи – често без одобрение. Резултатът е Shadow IT, феномен, който съществува във всяка организация независимо от размера или сектора.

1. Как възниква Shadow IT

Основните причини включват:

• липса на достатъчно функционални корпоративни инструменти

• бавни процеси за одобрение

• ниска дигитална култура

• натиск за продуктивност

• неразбиране на рисковете

Много служители не осъзнават, че приложенията, които използват, могат да изпращат данни към външни сървъри, да пазят логове или да имат различни нива на криптиране.

2. Рискове за сигурността

Изтичане на данни
Нерегламентираните приложения не преминават през задължителните проверки. Личните файлови хранилища могат да изложат чувствителни документи на риск.

Нарушаване на GDPR
Организацията може да загуби контрол над личните данни, което води до санкции.

Уязвимости в непроверен софтуер
Разширенията за браузър често имат достъп до всичко, което служителят вижда.

Контрол на достъпите
ИТ отделът не може да управлява кой какво използва, нито да прекрати достъпите при напускане.

3. Инструменти за управление на Shadow IT

• CASB решения за мониторинг на облачни услуги

• MDM/MAM платформи за контрол на мобилните устройства

• IDS/IPS системи, които откриват непознат трафик

• Zero Trust подход, който ограничава нежеланите връзки

4. Обучение и култура

Организациите трябва да популяризират:

• отговорно използване на приложения

• ясни процедури за одобрение

• споделяне на рискове и примери

• вътрешни инициативи за иновации, така че служителите да предлагат инструменти, вместо да ги използват тайно

Shadow IT няма да изчезне, но може да бъде управлявано. Ключът е комбинация от технологии, политики и разбиране на човешките мотиви.